De ce trebuie să te sune clientul ca să facă o programare?

Este ora 21:30. Un potențial client vrea să se programeze.

A terminat programul de lucru.

A ajuns acasă, a luat telefonul și a început să caute un serviciu de care are nevoie.

Poate este vorba despre o consultație.

O ședință de kinetoterapie.

O întâlnire cu un consultant.

Sau o programare pentru un serviciu de întreținere.

Găsește afacerea ta pe Google.

Intră pe website.

Îi place ce vede.

Vrea să facă o programare.

Dar singura opțiune este:

„Sună-ne pentru programări.”

Este ora 21:30.

Nu sună.

Își spune că va reveni mâine.

Doar că mâine poate uită.

Sau poate găsește o altă firmă unde se poate programa imediat.

De ce trebuie să fie cineva disponibil la telefon pentru ca un client să poată rezerva un interval liber?

Clientul nu își organizează ziua după programul firmei tale

Pentru un antreprenor, programul de lucru este clar.

Luni–vineri, între anumite ore.

Dar pentru client, momentul în care își amintește că are nevoie de un serviciu poate fi complet diferit.

Poate caută seara.

În pauza de masă.

Duminica.

Sau în timp ce călătorește.

Nu înseamnă că trebuie să lucrezi permanent.

Înseamnă doar că posibilitatea de a solicita o programare nu trebuie să fie limitată la orele în care cineva răspunde la telefon.

Aici apare diferența dintre o afacere care acceptă programări exclusiv manual și una care oferă și o opțiune online.

Câte conversații sunt necesare pentru o singură programare?

Să ne imaginăm un schimb obișnuit de mesaje.

Clientul: „Bună ziua, aveți disponibilitate săptămâna viitoare?”

Firma: „Bună ziua! Marți la 14:00 sau joi la 11:00.”

Clientul: „Marți nu pot. Aveți ceva după 17:00?”

Firma: „Miercuri la 17:30.”

Clientul: „Perfect.”

Firma: „Vă rog să ne lăsați numele și numărul de telefon.”

Clientul trimite datele.

Firma confirmă.

Nu este nimic greșit în acest proces.

Dar gândește-te câte mesaje au fost necesare doar pentru a stabili o oră.

Acum imaginează-ți că faci asta de 10 sau 20 de ori într-o săptămână.

Cât timp consumi doar pentru a găsi un interval disponibil?

Cum arată o programare online?

Procesul poate fi mult mai simplu.

Clientul intră pe website.

Apasă pe butonul „Programează-te”.

Vede intervalele disponibile.

Alege ziua și ora.

Completează datele necesare.

Primește confirmarea.

Atât.

În spate, sistemul poate înregistra programarea în calendar și poate crea sau actualiza contactul în CRM.

Persoana responsabilă primește informațiile necesare.

Iar clientul nu trebuie să aștepte ca cineva să îi răspundă.

Desigur, nu orice serviciu poate fi programat automat. Unele solicitări necesită o discuție sau o evaluare prealabilă.

Dar chiar și în aceste situații, un calendar online poate fi folosit pentru programarea unei prime conversații.

Programările online nu înseamnă că renunți la telefon

Acesta este un aspect important.

Există clienți care preferă să sune.

Alții preferă WhatsApp.

Unii vor să discute înainte de a lua o decizie.

Și este perfect normal.

Scopul nu este să obligi toți clienții să folosească un formular.

Scopul este să le oferi o alternativă.

Cine vrea să sune, poate suna.

Cine preferă să se programeze online, o poate face.

Iar firma poate gestiona ambele tipuri de solicitări într-un proces organizat.

Ce se întâmplă după ce clientul s-a programat?

Să presupunem că programarea este confirmată pentru joi, la ora 15:00.

Mai sunt câteva zile până atunci.

Clientul poate uita.

Poate încurca ora.

Poate interveni ceva și nu mai poate ajunge.

De aceea, procesul nu ar trebui să se oprească la simpla rezervare a intervalului.

Un sistem de programări poate include:

• confirmarea automată a rezervării;
• introducerea programării în calendar;
• notificarea persoanei responsabile;
• remindere înainte de întâlnire;
• posibilitatea de anulare sau reprogramare;
• actualizarea informațiilor în CRM.

Aceste lucruri nu garantează că fiecare client va ajunge la programare.

Dar pot reduce o parte din munca administrativă și pot ajuta la prevenirea neînțelegerilor.

Cât timp poți economisi?

Să facem un calcul simplu.

Presupunem că o afacere gestionează 15 programări pe săptămână.

Pentru fiecare programare, schimbul de mesaje, verificarea disponibilității și confirmarea consumă în medie 5 minute.

Asta înseamnă:

15 programări × 5 minute = 75 de minute pe săptămână.

În patru săptămâni:

300 de minute, adică 5 ore.

Cinci ore petrecute doar pentru organizarea programărilor.

Dacă o parte dintre acestea pot fi gestionate automat, timpul respectiv poate fi folosit pentru activități care aduc mai multă valoare.

Este un exemplu ipotetic. Economia reală depinde de volumul programărilor, complexitatea serviciilor și modul în care funcționează procesul actual.

Dar merită să îți pui întrebarea:

Cât timp petreci lunar pentru lucruri pe care un sistem le-ar putea face în locul tău?

Programările online sunt utile și pentru echipă

Să presupunem că ai trei persoane care oferă servicii.

Fiecare are propriul program.

Unele intervale sunt rezervate.

Altele sunt disponibile.

Mai există